Sept 2008 - e-office get connected

e-office introduceerde 23 september in de glazen ruimte in Maarssen het nieuwe social software systeem IBM Lotus Connections. IBM Lotus Connections is een social network (denk op prive gebied aan Hyves, Linkedin) voor bedrijven die er voor zorgt dat je binnen een organisatie effectiever en sneller kan werken door gebruik te maken van elkaars expertise. Een groot bijkomend voordeel is dat de informatie in de organisatie blijft en de veiligheid gewaarborgd is.

Bij binnenkomst stond er dan ook bewaking (in de vorm van acteurs) die ervoor zorgde dat alleen opgegeven gasten de bijeenkomst binnen konden komen. De middag werd begonnen met twee korte interviews tussen e-office en IBM en e-office en een gebruiker van een soortgelijk systeem en daarna werd iedereen aan het werk gezet. Voor de introductie werd eten, cocktails en koffie als metafoor gebruikt. Doordat elke deelnemer vooraf bij registratie zijn of haar voorkeuren moest invoeren volgde iedereen een kook,- of cocktail workshop die bij zijn of haar profiel paste. Door van elkaars expertise gebruik te maken werden de meest verrassende cocktails en gerechten klaargemaakt.

Na een korte resume van de middag door directeur Roland Hameeteman van e-office verzorgde de koks van de glazen ruimte dmv live cooking het hoofdgerecht. Tijdens het nuttigen van deze gerechten was er volop de gelegenheid om vragen te stellen aan e-office medewerkers. Daarnaast kon je je profiel invullen in een speciaal aangemaakte Lotus Connections die de bezoekers van het event voor drie maanden de gelegenheid geeft om met elkaar in contact te blijven en informatie uit te wisselen. Wanneer je je gegevens invulde maakte je kans op een ipod touch die aan het eind van de avond aan de gelukkige werd uitgereikt.

Na het diner verzorgde de Barista de koffie naar de deelnemer zijn vooraf opgegeven voorkeur. Twee acteurs die rond liepen als bediening dikte dit aan door amicaal een bakje aan te bieden.

In plaats van op de traditionele manier (plenaire sesses/eenzijdige communicatie) kennis te maken met het social software systeem werd er door e-office duidelijk voor een andere aanpak gekozen. De aanwezige gasten reageerden hierop erg positief!

Live Solutions Events was verantwoordelijk voor de conceptontwikkeling, ontwerpen van de uitnodiging en verzorgde de productie en onsite management.